Отчет о совместителях в Пенсионный фонд РФ — это важная обязанность работодателя. JCat.Работа расскажет, как правильно заполнить форму СЗВ-ТД на работника по внешнему совместительству в 2021 году.
Форма данных о трудовой деятельности «СЗВ-ТД» стала обязательной для заполнения еще в начале 2020 года. Необходимость в новом отчете возникла в связи с переходом на электронные трудовые книжки и стала закономерным продолжением диджитализации документооборота. Ежемесячная отчетность по форме СЗВ-ТД нужна для того, чтобы обеспечить актуальную информацию в базах данных Пенсионного фонда.
С начала февраля 2021 года в силу вступает Постановление Правления ПФ РФ от 25.12.2019 №730п, которым определяется новая форма отчета. Его нужно предоставлять по поводу сотрудников, в отношении которых производились кадровые мероприятия:
- прием на вакантную должность;
- перевод внутри компании;
- получение новой квалификации;
- запрет на деятельность;
- увольнение;
- изменение названия организации работодателя.
Таким образом, ежемесячно отправлять отчет не нужно: документ оформляют только в случае, если в штате произошли кадровые изменения.
Нужно ли СЗВ-ТД на совместителя?
Поскольку работодатель заключает с совместителями трудовой договор, такие сотрудники считаются полноценными участниками трудовых отношений. Поэтому ответ на вопрос «сдавать ли СЗВ-ТД на совместителей?» однозначный: отчет следует подавать на общих основаниях для всех, кто трудится по внутренней или внешней форме совместительства.
Единственное отличие может заключаться в том, что информацию в трудовую книжку совместителей вносят сотрудники кадровой службы на основном месте работы.
В первом отчете нужно подать в ПФР (Пенсионный фонд) сведения о работе таких сотрудников по совместительству. Затем необходимо передавать только данные об изменениях в условиях их работы на общих основаниях. Кроме того, включить совместителя в пенсионный отчет придется в случае, если он подал прошение о ведении трудовой книжки в бумажном варианте или попросил выписку о своей трудовой деятельности.
Инструкция по заполнению СЗВ-ТД на внешних совместителей
Информацию о кадровом перемещении сотрудника, который трудится по совместительству, нужно отражать на унифицированном отчетном бланке. В прошлом году у работодателей осталось много вопросов по поводу правил заполнения формы на совместителей. Например, сотрудники кадровой службы столкнулись с тем, что в бумажном бланке нет поля для указания условий работы человека. Соответственно, осталось неясным, как уведомить ПФР о том, что сотрудник совмещает работу на этом предприятии с основной трудовой деятельностью.
Эксперты Пенсионного фонда объяснили, каким образом следует указать статус человека в организации. Сделать это нужно в графе №4 под названием «Трудовая функция». Поскольку специальных кодов или других вариантов шифровки информации в таблице нет, достаточно указать примечание «по совместительству» после наименования должности.
Таким образом, пошаговая инструкция заполнения СЗВ-ТД на внешнего совместителя:
- Заполнение блока данных о страхователе — работодателе сотрудника-совместителя. Необходимо указать регистрационный номер, наименование в соответствии с учредительными документами, ИНН, КПП.
- Заполнение блока информации о застрахованном — непосредственно о совместителе. Данные включают в себя Ф. И. О. в именительном падеже, дату рождения, СНИЛС.
- Описание заявлений — блок заполняют только в случаях, если работник подписал заявление на ведение трудовой книжки в традиционном бумажном виде или на выписку о своей деятельности. Если таких событий не было, блок нужно оставить пустым.
- Определение отчетного периода. Информацию необходимо указать в виде двух цифр — месяц (январь — 01, февраль — 02 и т. д.) и год.
- Заполнение таблицы о трудовой деятельности. В графе № 1 нужно вписать порядковый номер, в графе № 2 — зарегистрировать дату кадрового изменения, включая перевод совместителя на основное место, в графе № 3 — зафиксировать код и соответствующую расшифровку новой записи в трудовой книжке. Совместители при этом кодируются цифрой «1», а штатные сотрудники — «0» или остаются без значения (рис. 1). В графе № 4 следует указать должность работника и структурное подразделение, к которому он принадлежит. Кодов для бумажной формы СЗВ-ТД нет, поэтому важно не забывать про примечание «по совместительству» в графе № 4 (рис. 2). Графа № 5 должна содержать информацию о должности в виде кода. Графа № 6 служит полем для информации об основаниях для расторжения трудового договора (необходимо указать ссылку на статью ТК РФ). Информация о распорядительном документе работодателя растягивается на три графы: нужно указать его название, дату и номер в графах № 7, № 8 и № 9 соответственно. Если по каким-либо причинам подали ошибочные сведения, в графе № 10 содержится поле для отражения отмены операции.
Таким образом, для совместителей главное — не забыть указать соответствующий код в графе № 3 в электронной форме и примечание о работе по совместительству в графе № 4.
Как сдать СЗВ-ТД на совместителя?
Сроки подачи СЗВ-ТД по совместителям не отличаются от аналогичных условий для штатных сотрудников. Важно успеть сдать документ до 15 числа следующего месяца после отчетного. Например, если сотрудника по совместительству приняли 10 января 2021 года, то отчитаться о нем в пенсионную службу следует до 15 февраля 2021 года.
Остаются прежними правила формата представления формы СЗВ-ТД: ее вид зависит от численности штата. Если количество сотрудников на предприятии превышает 25 человек, то сдать пенсионный отчет по ним можно только в электронной форме.
Важно помнить, что контроль за подачей СЗВ-ТД возлагается на Роструд. За несвоевременную подачу документа или неполное представление данных для должностных лиц предусмотрена административная ответственность.
Как свериться с ПФР?
Такая проверка нужна для того, чтобы узнать, по всем ли кадровым событиям подали отчет. В случае, если есть были допущены ошибки, это позволит уточнить или дополнить сведения.
Свериться с фондом можно только с помощью справки о трудовой деятельности сотрудника, а получить ее может только он сам. Для этого совместитель должен зайти в свой личный кабинет на сайте фонда. Работодатель получить такие данные не может даже по официальному запросу в ПФР.
Важно объяснить сотрудникам, что они в первую очередь заинтересованы в том, чтобы информация об их трудовой деятельности хранилась в базе Пенсионного фонда в полном объеме.
Когда совместитель предоставит справки из личного кабинета ПФР, необходимо проверить даты подачи СЗВ-ТД и поданную информацию. Все кадровые сведения в поданных отчетах и выписке из ПФР должны совпадать. Если же обнаружены ошибки, их можно исправить: достаточно правильно внести новую информацию и поставить соответствующие знаки отмены.
Правила подачи формы СЗВ-ТД для совместителей практически не отличается от соответствующей операции для сотрудников, у которых место работы в организации считается основным. Важно только указать факт работы по совместительству, а также внимательно отнестись к заполнению всех граф отчета, чтобы при сверке с ПФР не было ни одной ошибки.
