«Если хочешь сделать что-то хорошо, сделай это сам» — одно из главных заблуждений руководителей. JCat.Работа расскажет, почему такой подход «не работает» и научит эффективно делегировать обязанности и задачи.
Заниматься всем в одиночку не могут даже супергерои: у них всегда есть команда, которая делает их сильнее и помогает спасти мир. Руководитель организации тоже не в состоянии следить за всем самостоятельно. Игнорируя помощь и пытаясь единолично контролировать рабочие процессы на всех уровнях, он снижает не только личную эффективность, но и показатели всего коллектива.
Умение делегировать полномочия — это искусство, которому можно учиться всю жизнь. И для начала важно побороть собственные страхи и понять, что передавать часть обязанностей подчиненным — это нормально, и совсем не показатель плохого руководителя. Скорее, наоборот, ряд вопросов вызывает лидер, который предпочитает делать все сам.
«Сделай сам» или как тратить 24 часа в сутки на работу
Выполняя задачи за всех подчиненных, руководитель получает «уникальную возможность» работать круглосуточно. Кроме того, проблемы в организации — это «снежный шар», а к новым задачам постоянно прибавляются новые рабочие вопросы. Хорошо, если руководитель компании может одновременно представлять интересы фирмы на международной арене и ремонтировать оборудование на производстве. Плохо, если он действительно это делает. В итоге его ждет выгорание, моральное и физическое истощение.
Альтернатива этому сценарию — делегирование полномочий.
Что такое делегирование?
Делегирование — это передача части своих прав и обязанностей подчиненным. При этом нужно не просто раздать задания, а наделить подчиненных правом принятия решений, дать им определенную свободу действий и сделать ответственными за их последствия. Руководитель при этом только контролирует правильность работы подчиненных, корректируя при необходимости их решения.
Цели делегирования
Передача полномочий — это не означает перекладывание своей работы на чужие плечи. Главная цель делегирования заключается в том, чтобы дать руководителю возможность руководить, а не решать постоянные текущие вопросы. Только при грамотном распределении обязанностей главный менеджер получает возможность уделить должное внимание своим настоящим управленческим функциям.
Среди целей передачи полномочий можно выделить:
- освобождение рабочего времени владельца, генерального директора и других менеджеров высшего звена;
- повышение значимости нижестоящих руководителей, наделение их определенной свободой действий, возможностью проявить свой управленческий потенциал;
- вовлечение коллектива в трудовой процесс;
- создание дополнительного инструмента мотивации — доверие со стороны руководства иногда «работает» лучше, чем финансовое вознаграждение;
- формирование кадрового резерва;
- повышение эффективности работы «на местах» и быстрое достижение целей организации.
Эксперты отмечают, что одна из базовых задач профессионального менеджера — это распределение задач между всеми в коллективе.
Как понять, что нужно научиться делегировать?
Практика показывает, что многие руководители даже не задумываются о том, что они не умеют вовремя снять с себя лишнюю нагрузку. В такой ситуации глава организации годами может выполнять по сути чужую работу, откладывая собственные важные задачи: за ежедневной рутиной и срочными вопросами на глобальные просто не остается времени.
Чтобы оценить уровень делегирования обязанностей в своей организации, руководителю нужно честно ответить на несколько вопросов:
- Вы считаете, что большинство задач «по силам» только вам?
- Вы часто работаете сверхурочно, пытаясь успеть сделать все и проконтролировать работу на всех этапах?
- Вас часто отвлекают от работы просьбами помочь или объяснить задание?
- Задания, которые вы поручаете подчиненным, выполняются плохо или с опозданием?
- Вы часто вмешиваетесь в процесс решения делегированных задач?
- Ваши сотрудники боятся, что их коснется делегирование ответственности, они считают себя недостаточно подготовленными для выполнения более серьезных поручений?
Если большинство ответов положительные, то нужно как можно скорее заняться повышением своей квалификации в вопросах делегирования, пересмотреть отношение к этому процессу и еще (как вариант) — задуматься о пересмотре команды.
Основные принципы делегирования
У всех процессов в менеджменте есть свои «законы». Для делегирования полномочий тоже разработан универсальный «рецепт», который позволяет повысить эффективность этого процесса.
Правильным можно назвать делегирование в том случае, если соблюдены все принципы:
- Строгая иерархия внутри организации с единственным начальником у каждого подчиненного и ограниченным количеством подчиненных у каждого начальника.
- Четкое определение обязанностей и прав для каждого сотрудника.
- Делегирование ответственности — наделение подчиненных не только задачами, но также обязанностью отвечать за свои решения и действия.
- Отчетность — уведомление руководителей высшего звена обо всех отклонениях от намеченного плана работы.
Также у руководителя остается обязанность контроля за работой всех подразделений, и именно он отвечает за результаты организации в целом.
Правила делегирования
Чтобы процесс передачи полномочий был эффективным, следует придерживаться определенных правил:
- оценивать уровень загруженности сотрудников при передаче им новых обязанностей;
- учитывать способности и возможности членов команды;
- вводить новые задания постепенно;
- не концентрировать власть в одном месте — на одном звене управления;
- учитывать вероятность ошибки подчиненных;
- давать сотрудникам «второй шанс» в случае неидеального выполнения новых обязанностей сразу.
Руководителю важно «держать в голове» план на случай, если делегированные задачи будут выполнены с ошибками.
Этапы делегирования
В процессе передачи части обязанностей своим подчиненным важно быть последовательным. Делегирование состоит из нескольких этапов:
- Создание плана передачи обязанностей.
- Поручение подчиненным индивидуальных заданий.
- Предоставление сотрудникам необходимых ресурсов, обучение, передача опыта.
- Четкое формулирование новых обязательств подчиненных.
- Контроль выполнения делегированных заданий.
Причины неэффективного делегирования
Неопытные менеджеры часто просто не могут определить, какие из заданий они могут передать подчиненными. Со временем это понимание приходит на практике, но возникает ряд других «стопперов»:
- перфекционизм;
- страх ошибок;
- недоверие к подчиненным;
- опасение, что персонал не справится с задачами;
- нетерпеливость, желание сделать все как можно быстрее;
- нехватка времени для того, чтобы объяснить задания и передать свои знания подчиненным.
Кроме того, частой причиной желания все сделать самостоятельно становится тщеславие. «Кто, если не я?» — это еще одно заблуждение, которое отдаляет руководителя от достижения глобальных целей. За бесконечным потоком текущих дел просто некогда поднять голову и посмотреть, куда же движется организация.
Преимущества делегирования
Польза от умения делегировать полномочия не вызывает сомнений. В этом случае выигрывают собственники компаний: кроме освобождения от избыточной нагрузки, они получают возможность повысить продуктивность компании и, следовательно, доход. Эффективное распределение задач между топ-менеджерами помогает развивать организацию на разных уровнях и позволяет руководителям проявить себя в решении бизнес-задач.
Повышение ответственности в рамках делегирования полномочий для менеджеров среднего звена — это возможность проявить себя в управлении и принятии решений.
Для сотрудников такие процессы становятся уникальной возможностью получать новый опыт, развиваться, прогрессировать и понимать особенности управленческой деятельности на случай повышения.
Таким образом, делегирование обязанностей — это мощный инструмент, который «развязывает руки» представителям центрального уровня управления, позволяет раскрыть потенциал подчиненных, мотивирует сотрудников становиться лучше и расти по карьерной лестнице. Это не значит, что за руководителя будут делать его работу. Но такая «разгрузка» позволяет освободить время для принятия более важных решений, концентрации внимания на долгосрочном планировании и развитии организации. За главным менеджером остаются функции контроля выполнения работы и, конечно, он несет полную ответственность за все происходящее в компании.
Если пользоваться этим инструментом грамотно и соблюдать основные принципы делегирования, в выигрыше будут все.
