Документы компании даже после завершения срока действия должны быть в свободном доступе. JCat.Работа объяснит, как правильно организовать их архивное хранение на предприятии.
Работа любой компании отражается на бумаге: в приказах, распоряжениях, личных делах, письмах, заявлениях и других официальных документах. У каждого из них есть определенное время действия, которое прописано в Приказе Росархива №236. Кроме того, у них есть сроки хранения — период, в течение которого документ не может быть уничтожен. В этом случае официальные бумаги отправляются в архив, в котором база официальных бумаг должна быть правильно организована и доступна.
Цель хранения документов
Несмотря на то, что многие бумаги быстро теряют актуальность, их обязательно нужно сберегать: единые правила хранения архивных документов распространяется на все организации, которые ведут свою деятельность на территории РФ. Хранить при этом нужно как кадровую, так и другие виды документации (хозяйственную и бухгалтерскую).
Выделяют три вида хранения документов:
- архивное — хранение важных бумаг непосредственно в организации;
- бухгалтерское — сбережение отчетов и финансовой деятельности;
- государственное — передача бумаг в государственный архив после успешного прохождения всех этапов проверки.
Причин хранить документы, которые уже не используются в работе компании, достаточно много. Так, организация архивного хранения документов необходима:
- на случай возможных проверок органами контроля;
- для создания дубликатов документов;
- с целью выяснения обстоятельств работы бывших сотрудников.
И, конечно, одна из главных целей правильного архивного хранения — избежание санкций, предусмотренных статьей 13.20 КоАП РФ.
С чего начать организацию архива?
В первую очередь руководителю важно решить, кто будет заниматься этим вопросом. Для сохранения документов можно создать специальное подразделение в компании или нанять стороннюю фирму, которая обеспечит качественные услуги архивного хранения документов. Все подробности организации архивирования расписаны в Приказе Росархива №24 от 02.03.2020.
Первый вопрос, который возникает у руководителей компании: где хранить архивные документы? Организация архивного хранения документов зависит от формы собственности компании:
- государственные структуры должны передавать все бумаги на сбережение только в подразделения Архивных Фондов РФ;
- частные структуры могут выбрать любой удобный способ сбережения документов, который предусмотрен действующим законодательством РФ.
Если решение было принято в пользу организации архива непосредственно на территории предприятия, нужно выбрать место для нового структурного подразделения. Затем руководитель назначает сотрудников, ответственных за хранение каждой информационной группы документов.
Как долго хранить документы?
Второй важный вопрос касается времени, в течение которого нельзя уничтожать архивные бумаги организации. Ответ на него зависит от требований нормативно-правовых актов и политики делопроизводства самой компании. Период хранения определяется для каждого вида документа в отдельности.
Минимальный срок пребывания бумаг в архиве при этом составляет 5 лет, а максимального не существует: хранение некоторых документов официально не ограничено во времени. Чтобы соблюдать все требования актуального законодательства РФ, необходимо подробно изучить Приказ Росархива №236 от 20.12.2019, в котором указаны сроки сбережения документов.
Этапы архивирования документов
Во время передачи бумаг на хранение сотрудники архива составляют подробное описание документов, фиксируют дату их изъятия, а также определяют время окончания хранения. Подкрепляется эта информация ссылкой на соответствующий закон — основание для принятых решений.
Сроки нахождения каждого документа в архиве также записывают в специальный журнал, а рядом обязательно указывают основание — соответствующий пункт Приказа Росархива №236 от 20.12.2019.
После завершения периода хранения документов ответственный сотрудник компании составляет акт о ликвидации бумаг и утилизирует их.
Как оборудовать архив?
Архив должен представлять собой специальное помещение, оборудованное по Правилам Росархива от 06.02.2002.
Среди основных требований, которые предъявляются к хранилищу бумаг, нужно выделить:
- безопасность помещения — защита от возгорания и затопления, организация запасного выхода;
- отсутствие магистральных трубопроводов;
- обеспечение эффективной вентиляции;
- организация скрытой электропроводки, герметичность розеток;
- введение запрета на применение огнеопасных предметов, хранение продуктов питания и посторонних предметов на территории архива.
Если площадь архивного помещения позволяет, его нужно разделить на такие зоны:
- непосредственно архивохранилище;
- помещение для оформления новых документов;
- читальный зал;
- кабинеты сотрудников архива.
Важно, чтобы непосредственно архивохранилище было просторным. Его необходимо зонировать для удобного расположения стеллажей, каталожных полок, архивных коробов.
Для хранения особо ценных документов и бумаг с секретной информацией нужно продумать безопасные места — металлические шкафы с сейфовыми замками.
Хранение электронных документов
В современных условиях рабочие процессы организаций постоянно модернизируются. Документооборот компаний тоже изменяется — переходит в электронный режим. Соответственно, разрабатываются новые требования к хранению документов.
В таком случае сведения хранятся на физических носителях, которые должны обеспечивать:
- длительное хранение документов — как минимум в течение 10 лет;
- свободное воспроизведение информации на оборудовании в компании.
Кроме того, в обязанности сотрудников входит контроль за актуальностью носителей информации: в случае необходимости их нужно заменять на более новые, а информацию — конвертировать в современные форматы.
Правила хранения архивных документов периодически обновляются, поэтому важно следить за соблюдением требований к организации архива в компании. Только соблюдение всех условий хранения обеспечивает сохранность не только важной информации, но и репутации фирмы.
