Личная карточка работника по форме Т-2. Образец заполнения

Организации картотеки персонала уделяется особое внимание, а важный инструмент в этом деле – личная карточка работника. Советы от JCat.Работа помогут заполнить карточку по форме Т-2 грамотно.

Структура документа была установлена еще в 2004 году постановлением Федеральной службой государственной статистики РФ и до сих пор не изменилась. Это не значит, что форма «морально устарела», просто ее разделы настолько универсальны, что подходят для любых организаций, вне зависимости от сферы деятельности и года приема человека на работу.

Кто несет ответствен за оформление личных карточек?

Все обязанности по заполнению, оформлению и хранению этого вида документов возлагаются на сотрудника из кадрового или юридического отдела. Если по каким-либо причинам работник кадровой службы не может заполнить форму, эта обязанность возлагается на руководителя учреждения. Категорически не допускается заполнение личной карточки формы Т-2 самим сотрудником лично, несмотря на то, что это часто существенно экономит рабочее время специалистов отдела кадров. Это связано с тем, что человек, который заполнял форму, несет ответственность за правильность и достоверность записанных данных. 

Как выглядит бланк?

Форма карты установлена на законодательном уровне. Это значит, что каждая организация заполняет документ одинаково, независимо от сферы деятельности. Унифицированный бланк состоит из четырех страниц, две из которых заполняются сразу в момент приема нового сотрудника на работу. Последние две страницы оформляются уже в процессе рабочей деятельности в штате. 

Форма включает в себя 11 разделов, в которых указывается важная информация о человеке. JCat.Работа подробно расскажет, как правильно заполнять документ. Эта памятка будет полезна руководителям организаций, кадровикам и самим новым сотрудникам.

Общие сведения

Первые 4 пункта – паспортная информация, а у следующих – профессиональный уклон.

В карточке нужно указать степень владения иностранными языками с уточнением уровня. Сотруднику необходимо предоставить данные об образовании в хронологическом порядке с названием специальности, а также подтвердить свой трудовой стаж. 

Если при заполнении информации об образовании возникают вопросы, можно указать конкретное число курсов, которые закончил новый сотрудник. Решение об этом принимает сотрудник кадровой службы: именно он определяет, насколько важно указать подробные данные об образовании нового члена коллектива. 

При заполнении этого раздела следует помнить о правилах:

• Ф.И.О. заполняется полностью;
• пол обозначается соответствующей буквой;
• информация о месте рождения не должна занимать более 100 символов;
• названия населенных пунктов можно сокращать в соответствии с общепринятыми стандартами;
• гражданство сотрудника указывается полностью;
• важно указать в карточке вид и характер работы (основная или по совместительству, временная или постоянная).

Каждому человеку присваивается табельный номер, который не меняется на протяжении всего срока работы в этой организации. 

Пункт о стаже заполняется согласно записям в трудовой. Подойдут и другие документы, в которых зафиксирована длительность работы в различных компаниях. 

При оформлении на работу обязательно указывать состав семьи и данные паспорта.

Военный учет

Чтобы заполнить раздел №2, необходимо точно перенести информацию из военного билета или временного удостоверения. Если в организации есть военно-учетный стол, соответствующую запись делают специалисты этого структурного подразделения.

Прием на работу и переводы

Этот раздел заполняется исключительно на основании трудового договора и приказа руководителя. 

Если сотрудник переводится на другую должность или работу с новой записью в трудовой, ему нужно расписаться в личной карточке. 

Аттестация

Этот пункт при приеме на работу остается пустым, а заполняется только после того, как сотрудник пройдет аттестацию. Тогда указывается соответствующее решение аттестационной комиссии и другие сведения. 

Повышение квалификации

Разделы №5 и №6 заполняются по мере поступления информации. Если работник по решению руководителя или по личной инициативе прошел курсы, это следует отразить в карточке. 

Отпуск

В этом разделе указываются все виды отпуска – ежегодные, учебные (вызовы на сессию), без сохранения зарплаты, дополнительные. В этом пункте отражается денежная компенсация «неиспользованных» дней отпуска. 

Социальные льготы

Один из разделов посвящен вопросу социальных льгот, на которые может рассчитывать работник в соответствии с официальными документами. Без предоставления проверенных сведений этот раздел не заполняется: информация со слов сотрудника не вносится в документ.

Дополнительные сведения

Раздел №10 подразумевает указание ценной информации о сотруднике, которая может понадобиться в процессе принятия управленческих решений. К таким данным может относиться, например, наличие водительского удостоверения и опыт вождения. 

Как хранят карточки?

Все заполненные формы складывают в определенное место в кабинете у сотрудника, который ответствен за заполнение личной карточки формы Т-2 и хранение этого документа. Располагать карточки можно так, как удобно организации: по алфавиту или в соответствии со структурными подразделениями организации.

Как хранить личную карточку Т-2?

Заполнение личной карточки работника Т-2 – это только первый шаг в работе с документами такой формы. Также следует помнить:

• срок хранения карточек ограничивается 75 годами;
• формы Т-2 хранятся отдельно от личных дел работников.

Какие документы потребуются для заполнения карточки Т-2?

Карточка заводится практически в последнюю очередь, когда уже готов приказ от работодателя и договор о принятии на работу. В законодательстве не указано, что заполнение личной карточки работника Т-2 должно происходить сразу в момент приема на работу, однако по опыту различных организаций, именно такой вариант самый эффективный: через время достаточно сложно найти момент для спокойного заполнения документа. 

Чтобы оформление личной карточки Т-2 происходило правильно, необходимо попросить у нового сотрудника все документы, которые могут подтвердить его слова. 

Ведение документации о сотрудниках – важный раздел работы отдела кадров любой организации, от которого полностью зависит учет персонала. Индивидуальные предприниматели официально могут не вести такую картотеку, однако и им рекомендуем задуматься о таком удобном способе учета. Это даст возможность держать в одном месте всю необходимую информацию о сотрудниках, а также с легкостью отчитываться перед контролирующими органами. 

Образец заполнения личной карточки работника по форме Т-2 можно посмотреть по ссылке.