Электронная трудовая книжка (ЭТК) в России введена с 2020 года. С этого момента трудовой стаж фиксируется в электронном формате. Старые версии трудовых книжек тоже следует перевести в цифровой вид.
JCat.Работа расскажет, стоит ли опасаться перехода к электронным документам.
ЭТК: что это такое и для чего ее ввели
По сути, это иная версия привычного варианта бумажной трудовой. Ведение электронных трудовых книжек возложено на работодателей, которые формируют все данные о трудовых периодах своих сотрудников, вносят их в электронную базу и передают эти сведения на хранение в Пенсионный фонд Российской Федерации (ПФР).
Обо всех кадровых передвижениях работника (прием в штат, повышение или понижение по должности, увольнение из структуры и т. д.) организация сообщает в ПФР через специальную форму СЗВ-ТД. В результате в Пенсионном фонде на каждого работающего гражданина формируется база данных: где и кем работал, как долго и т. д.
С 2020 года сведения в «цифре» передаются на каждого, кто состоит в штате, независимо от того, перешел сотрудник на электронную версию трудовой книги или нет.
Для чего заменяют привычный бумажный документ цифровым форматом
Многие задают этот вопрос, не понимая сути нововведения, ведь и ранее работодатели отчитывались перед государственными органами, да и люди при начислении пенсии могли предоставить бумажное подтверждение о своей трудовой деятельности.
Инициаторы этих изменений как раз говорят, что гражданам больше не нужно будет ходить по кабинетам и доказывать свой стаж, да и отчетность между структурами станет более прозрачной, быстрой и безошибочной. Автоматизированный процесс передачи данных позволит ПФР максимально быстро обработать сведения, рассчитать и назначить пенсионные пособия и другие выплаты.
Переход на электронные трудовые книжки
Переход на цифровой формат учета информации о трудовой деятельности россиян, инициированный в предыдущем году, продолжается и в 2021 году. У тех, кто начинает свой трудовой путь, выбора нет: работодатель обязан в одностороннем порядке открыть ЭТК.
Начинающий специалист автоматически становится обладателем электронной трудовой. Работники со стажем в добровольном порядке пишут заявление своему руководству о переходе на цифровой формат ведения учета данных о местах и годах работы.
Это больше нужно для перенесения из бумажного формата в цифровой сведений, которые накопились до 2020 года, ведь начиная с указанного периода, все данные (и впервые трудоустроенных граждан, и сотрудников со стажем) уже передаются в Пенсионный фонд через электронную форму.
Руководители предприятий, организаций, структур всех форм собственности обязаны были проинформировать граждан о нововведении с 1 января 2020 года и должны были сообщить о правилах перехода на ЭТК. Кто не успел написать еще заявление, может сделать это в любой момент.
Как только работодатель перевел бумажный вариант в «цифру», он делает соответствующую запись (последнюю) в трудовой книжке и возвращает ее своему сотруднику: больше он не несет ответственности за ее сохранность и ведение.
Вернуться к бумажному заполнению невозможно — так со временем весь учет о трудовой деятельности российских граждан будет исключительно в цифровом формате.
Перечень сведений о сотруднике в трудовой книжке, и как ведутся записи
В цифровой формуляр, в котором собираются сведения о трудовой деятельности, вносят практически все те данные, что и в действующем до сих пор:
- Ф. И. О. сотрудника;
- место работы;
- дата трудоустройства, должность, номер приказа и другие сведения о приеме на работу;
- информация об увольнении (дата, причина, реквизиты документа, на основании которого специалиста уволили).
Также в ПФР поступает следующая информация:
- заявление работника о переходе на электронную версию трудовой книжки;
- сведения о получении других профессий, повышении квалификации, повышении или понижении по службе и так далее;
- о запрете работать на определенных должностях или запрете на занятие определенным родом деятельности, например, по решению суда.
Отражаются и другие моменты, которые относятся к трудовой деятельности и стажу, за исключением информации о поощрениях — этот пункт в новой версии уже не является обязательным. О каждом кадровом изменении руководство организации информирует Пенсионный фонд.
Выписка из электронной трудовой книжки предоставляется по месту работы или в ПФР. В первом случае выдадут документ по форме СТД-Р, где будет отражен только период деятельности на данном предприятии, а во втором — СДТ-ПФР со всей информацией о трудовой деятельности, которая есть в главном пенсионном органе.
Выписку можно получить и в бумажном формате, и в цифровом, за исключением, когда у работодателя нет электронной подписи. Организации и предприятия обязаны в течение 3 рабочих дней удовлетворить просьбу гражданина.
Обратиться в государственный орган можно как лично, так и через кабинет на сайте ПФР, а также через портал «Госуслуги». Бумажную выписку можно взять и в МФЦ, причем не привязываться к месту жительства или работы — региональная составляющая в данном случае не важна, единая база данных есть в каждом отделении МФЦ или ПФР.
Законодательство об электронных книжках
Знаковым годом в процессе введения новых трудовых формуляров в цифровом формате стал 2019 год. На протяжении этого периода шли дискуссии и рассмотрения соответствующего законопроекта в структурах власти. Окончательную точку поставили в декабре.
В последнем чтении Государственная Дума приняла Федеральный закон об электронных трудовых книжках от 11 декабря 2019 года, а спустя 5 дней его подписал глава Российского государства. Таким образом, все действия по введению новшества регламентируют статьи Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ.
В связи с нововведением были внесены изменения и в Трудовой кодекс РФ (статья 66.1 ТК РФ), другие законы (Закон от 01.04.1996 № 27-ФЗ), а также выпущены ведомственные акты (письма, приказы и приложения к ним Минтруда РФ), регламентирующие весь процесс перехода и формирования базы о трудоустройстве российских граждан в новом формате.
