Документы для приема на работу

Какие документы при приеме на работу нужны, когда сотрудник впервые трудоустраивается? И чем этот пакет документов отличается от оформления работника со стажем — JCat.Работа поможет разобраться в этих и других нюансах и подскажет, какие документы при приеме на работу в 2021 году необходимы для набора людей в штат и с испытательным сроком.  

Прием на работу по трудовому договору

Трудовые отношения обычно закрепляются трудовым договором. Иными словами, работодатель и сотрудник заключают соглашение, и этот документ становится гарантией для одной стороны, что доверенный фронт работы будет исполняться, а для другой, что вознаграждение за труд будет своевременным.  

Если договор срочный, то заключается он на определенный срок, например, на 1 год, 3 года либо 5 лет. Часто заключаются такие соглашения на неопределенный срок с возможностью разрыва трудовых отношений по инициативе работодателя либо сотрудника. Все эти моменты должны быть четко зафиксированы в трудовом договоре.

Если речь идет о подростках возраста от 14 до неполных 16 лет, по закону с ними заключают договор о выполнении только легкого труда. Если такой юный работник еще не получил общее образование и продолжает учиться, ему устанавливается рабочий день без ущерба для учебы.

Список документов при приеме на работу (с расшифровкой)

Рассмотрим, какие документы для заключения трудового договора обязательны, а какие работодатель может попросить дополнительно и нужно ли с ним спорить в таком случае.

Перечень нужных официальных бумаг для трудоустройства есть в Трудовом кодексе РФ в ст. 65. Согласно представленной информации, работодатель обязан потребовать от соискателя следующие документы:

1. Удостоверяющие личность — как правило, это внутренний паспорт. Но закон допускает рассмотрение в данном случае и других удостоверений подобного типа, без уточнения, каких именно. На практике обычно берут документы с фотографией соискателя, и которые содержат главные сведения о нем. Это может быть:
2. загранпаспорт (для неграждан РФ);
3. водительское удостоверение;
4. свидетельство о рождении (в случае с детьми, которые еще не получили паспорт);
5. военный билет (для военнослужащих со ступени прапорщика либо мичмана);
6. удостоверение иммигранта (для тех, у кого есть статус беженца);
7. свидетельство о предоставлении в РФ временного убежища;
8. справка об освобождении из тюрьмы (для тех, кто отбывал наказание в местах лишения свободы).

Важно знать, что наличие документа, удостоверяющего личность соискателя — обязательное условие при приеме на работу. Отсутствие такого — абсолютная причина не взять на работу, и это будет законно со стороны работодателя.

• Официальная бумага о воинском учете — для военнослужащих и призывников. Те, кто уже отслужил или лица в запасе предъявляют военный билет либо соответствующее удостоверение взамен такого билета. Будущие призывники предоставляют справку из военкомата, что состоят на воинском учете.

Если таковой бумаги нет, в трудоустройстве не отказывают, просто кадровик сам ставит в известность местный военный комиссариат о потенциальном призывнике и личное дело такого работника оформляет с соответствующей пометкой.

• Документ об образовании. Это может быть любой из документов о пройденном обучении:
• свидетельство о неполном среднем образовании;
• аттестат о среднем образовании;
• диплом о получении профессионального образования (при его наличии первые два не предоставляются);
• свидетельство о повышении квалификации.

Если есть документ о дополнительном образовании, работник его также предоставляет для определения его профессионального уровня. Для подтверждения квалификации работодатель потенциальному сотруднику имеет право назначить аттестацию или установить испытательный срок. Часто просто просят соискателей принести лист-вкладыш к диплому, где указаны оценки.

• Трудовая книжка (если это не первое трудоустройство). Формуляра может не быть на руках, если человек уже был официально трудоустроен в 2020 году. Именно с того периода в РФ перешли на электронные трудовые книжки. Так что в 2021 году обладатели таких цифровых формуляров либо приносят выписки из Пенсионного фонда либо кадровик сам запрашивает эти данные в ПФР.
• СНИЛС (если кандидат ранее официально работал). Если нет такой карточки, новый работодатель обязан будет помочь в оформлении этого документа.

По закону РФ запрещено требовать от соискателя иные дополнительные документы, кроме обозначенных выше. Но для оформления на некоторые профессии все-таки разрешено работодателям требовать от претендентов дополнительную документацию.

Дополнительные документы при трудоустройстве

В зависимости от специфики работы это может быть:

• Справка о судимости (или отсутствии), об уголовном преследовании (или реабилитации после этого).
• Медицинская справка формы 086-У. Ее предоставляют все несовершеннолетние соискатели и взрослые, желающие работать в должностях, связанных с опасностью для здоровья, также с безопасностью других людей. 
• Удостоверение на право водить транспортные средства соответствующих категорий (если должность предусматривает вождение какого-либо транспорта).
• Разрешение на осуществление трудовой деятельности на территории РФ. Такой документ актуален для трудовых мигрантов, которые должны его получить в ФМС.
• Медкнижка (актуальна для педагогов, медработников, торговых работников).

Еще работодатель может попросить:

•  фото 3х4 или другого формата (нужны для личного дела, оформления пропуска, других документов);
• анкету (для внутреннего пользования);
• справку о зарплате с предыдущего места работы (нужна для начисления по больничному листу при минимальном стаже на новом месте работы);
• характеристику с места прежней работы (учебы) либо от органов местного самоуправления;
• документ о составе семьи;
• справку о беременности прочие документы.

Предоставлять их или нет — дело каждого устраивающегося на работу. Из-за отказа принести дополнительные документы не могут отказать в трудоустройстве, но стоит ли это того, чтобы начинать новое сотрудничество с конфликта.

Тем более многие справки (о составе семьи, о беременности, о донорстве, наличии малолетних детей и т. д.) могут повлиять на предоставление дополнительного отпуска, материальной помощи, начисление компенсаций и оформление социальных льгот.

Есть два документа, которые точно необоснованно требовать от соискателя:

• идентификационный номер налогоплательщика (ИНН);
• постоянную прописку именно в том регионе, где трудоустраивается человек.

Можно смело утверждать, что требование этих двух документов противозаконно, поскольку ни один законодательный и нормативный акт РФ не предусматривает такой порядок, тем не менее довольно часто работодатели настаивают на их наличии при трудоустройстве.

Прием сотрудника на его первую работу

Если сотрудник впервые трудоустраивается, то для оформления его на работу достаточно только удостоверения личности. Военный билет и документ об образовании нужен, если должность требует специальной подготовки или определенной квалификации (тогда для подтверждения предоставляется диплом).

Остальные важные для работающего человека документы обязан ему оформить первый работодатель. Речь идет о трудовой книжке (в 2021 году это уже электронный формат) и СНИЛС. В течение нескольких недель с момента начала трудовой деятельности сотрудника эти документы должны быть оформлены.   

Документы, необходимые для испытательного срока

Испытательный срок предусмотрен трудовым законодательством. Он не может быть больше, чем 3 месяца, за исключением руководящих и бухгалтерских должностей. В этом случае специалистов «испытывают» на протяжении полугода.

Информация об испытательном сроке обычно прописывается в трудовом договоре, в отдельных случаях (когда трудовой договор не заключен) — это может быть соглашение между работодателем и претендентом на должность. В таком случае можно обойтись лишь основным пакетом документов, предусмотренным законодательством либо требовать только удостоверение личности.

Если вы не проходите испытание, работодателю дается право расторгнуть соглашение либо трудовой договор раньше 3 (иногда 6) месяцев, направив письменное уведомление за 3 дня до увольнения с указанием причин.

Если по истечении испытательного срока сотрудник показал себя на работе с хорошей стороны, его оставляют — в этом случае могут потребоваться дополнительные документы.